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职业卫生技术服务档案管理规范

  • 发布时间:2015年09月29日
  • 作者:国家安全监管总局办公厅
  • 来源:国家安全监管总局办公厅
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国家安全监管总局办公厅关于印发《职业卫生技术服务档案管理规范》和《职业卫生技术服务机构实验室布局与管理规范》的通知

安监总厅安健〔2015〕93号

  各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局,各省级煤矿安全监察局:

  为进一步规范职业卫生技术服务机构档案管理及实验室的布局与管理,保证职业卫生技术服务工作的质量,根据《中华人民共和国职业病防治法》及《职业卫生技术服务机构监督管理暂行办法》(国家安全监管总局令第50号)等有关规定,国家安全监管总局研究制定了《职业卫生技术服务档案管理规范》和《职业卫生技术服务机构实验室布局与管理规范》。现印发给你们,请认真执行。

安全监管总局办公厅

2015年9月14日

职业卫生技术服务档案管理规范

  第一条 为进一步规范职业卫生技术服务档案管理,发挥职业卫生技术服务档案在职业卫生监管部门有效履职和保护劳动者职业健康权益方面的支撑作用,根据《中华人民共和国职业病防治法》及《职业卫生技术服务机构监督管理暂行办法》(国家安全监管总局令第50号)等有关规定,制定本规范。

  第二条 职业卫生技术服务档案是指职业卫生技术服务机构在技术服务及日常管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像资料等,主要包括基础档案、评价档案、检测档案三大类。

  第三条 基础档案应至少包括以下内容:

  (一)法人证书影印件;

  (二)职业卫生技术服务机构资质证书影印件;

  (三)计量认证证书影印件及附表复印件;

  (四)质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格;

  (五)质量管理体系运行过程中形成的文件和记录(含职业卫生技术服务专业技术人员培训计划和记录);

  (六)职业卫生技术服务专业技术人员基本信息汇总表(含人员签字);

  (七)职业卫生技术服务专业技术人员培训合格证原件或影印件;

  (八)职业卫生技术服务专业技术人员学历证书、技术职称证书影印件;

  (九)职业卫生技术服务专业技术人员法定劳动关系证明材料(包括劳动合同,基本养老保险、失业保险、基本医疗保险和工伤保险有效证明或住房公积金有效缴存证明);

  (十)仪器设备基本信息汇总表(类别、仪器编号、名称、规格型号、量程、精度、购置时间、生产厂家、检定或校准证书有效期和证书编号);

  (十一)仪器设备购置凭证复印件;

  (十二)其他与职业卫生技术服务相关的基础档案。

  第四条 评价档案应至少包括以下内容:

  (一)评价服务合同;

  (二)合同评审记录;

  (三)评价方案及审核记录;

  (四)现场调查记录、工作日写实等相关原始记录;

  (五)技术服务过程影像资料;

  (六)评价所需的技术资料(设计文件、检测资料等);

  (七)评价报告及审核记录;

  (八)其他与评价相关的记录、资料。

  第五条 检测档案应至少包括以下内容:

  (一)检测服务合同;

  (二)合同评审记录;

  (三)现场调查记录、工作日写实等相关原始记录;

  (四)检测方案及审核记录;

  (五)现场采样记录、现场检测记录、样品接收流转保存记录、实验室分析记录、原始谱图及计算过程记录等相关原始记录;

  (六)技术服务过程影像资料;

  (七)检测所需的技术资料;

  (八)检测报告及审核记录;

  (九)其他与检测相关的记录、资料。

  第六条 职业卫生技术服务机构应有专用档案室,满足防盗、防火、防晒、防虫、防尘、防潮等要求,并有控制进入的安全措施。

  第七条 档案室应配备必要的设施,包括档案柜、档案盒、门禁、消防报警设备、温度和湿度控制设施及必要的桌椅等相关设备设施。

  第八条 职业卫生技术服务机构应设置专(兼)职的档案管理员。档案管理员负责档案室及档案日常管理工作。职业卫生技术服务专业技术人员超过50人的,一般应设置专职档案管理岗位。

  第九条 基础档案归档材料以年度为单位,由相关管理部门收集齐全并进行整理,在每年6月份之前完成归档。

  评价档案、检测档案归档材料,以技术服务项目为单位,由项目组收集齐全并进行整理,在出具技术服务报告后的20个工作日之内应完成归档。

  档案形成部门(或负责收集整理的部门,下同)对归档材料的真实性、完整性、可识别性等负责。

  第十条 档案管理员与档案形成部门应对相关归档材料进行核对,核对无误后办理归档手续。

  第十一条 评价档案、检测档案经核对无误后,由档案管理员按档案内容形成时间先后顺序排列,并按“第几页共几页”的格式统一编写页码,建立索引和目录。

  第十二条 编码后的评价档案、检测档案应装订成册,资料较多的可分册装订。

  第十三条 评价和检测档案的档案盒面或盒脊应注明年度、项目名称、项目编号、类型(预评价、控制效果评价、现状评价、定期检测、评价检测、监督检测和事故性检测等)、保管期限等信息。

  第十四条 职业卫生技术服务机构应建立健全档案管理制度,查阅、借阅、复印档案,应办理相关手续,并做好登记。

  第十五条 职业卫生技术服务档案的保存时间不得少于国家规定的有关档案保管期限。

  第十六条 职业卫生技术服务机构应建立档案鉴定和销毁制度,档案达到保存期限后经鉴定可以销毁的,按程序进行销毁。销毁档案前,销毁人员应认真清点核对,在销毁清册上签章。

  第十七条 职业卫生技术服务机构是档案管理的责任主体,并对本单位的职业卫生档案损坏、散失、失密等承担全部责任。

  职业卫生技术服务机构发生解散、破产等情形的,应及时报告资质认可机关,提出处置意见并妥善处置相关档案。

  第十八条 涉及保密内容的职业卫生技术服务档案应按照国家有关保密法律法规的规定和要求执行。

 

  第十九条 职业卫生技术服务档案实行电子化管理的,应按照国家法律法规和标准规范的要求,采取有效的档案管理措施,保证档案的真实性、完整性、安全性和可溯源性。

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